Rechtliches
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Vertragsparteien
Auftragsverarbeiter ist die IonKon GmbH, Dessauer Straße 280, 06886 Lutherstadt Wittenberg. Verantwortlicher ist der Kunde, der über das Bestellportal ein individuelles Sprachmodell bei IonKon bestellt; Name und Anschrift des Kunden ergeben sich aus dem Hauptvertrag (Bestellung).
1. Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
Gegenstand dieses Vertrags ist die einmalige Verarbeitung der vom Kunden hochgeladenen Dokumente zur Erzeugung eines kundenindividuellen Sprachmodells durch IonKon, dessen Auslieferung an den Kunden sowie die anschließende Löschung der bei IonKon verbliebenen Kopien. Nach der Lieferung findet keine laufende Verarbeitung von Kundendaten durch IonKon mehr statt; das ausgelieferte Modell arbeitet vollständig auf eigener Hardware beim Kunden, ohne weitere Anbindung an IonKon. Dieser Vertrag gilt für die Dauer des Hauptvertrags und endet, sobald IonKon sämtliche im Rahmen der Verarbeitung entstandenen Kopien der Kundendaten gelöscht hat. Die Löschfristen ergeben sich aus den technischen und organisatorischen Maßnahmen (Anlage 1): Löschung nach Empfangsbestätigung der Lieferung, spätestens nach der technischen Aufbewahrungsobergrenze (Standard 30 Tage, absolute Obergrenze 180 Tage).
2. Art und Zweck der Verarbeitung
Die Verarbeitung dient ausschließlich der Erbringung der im Hauptvertrag beschriebenen Leistung: Extraktion und Aufbereitung der vom Kunden hochgeladenen Dokumente, Filterung personenbezogener Daten, Erzeugung synthetischer Trainingsbeispiele durch ein Lehrermodell sowie das eigentliche Training des kundenindividuellen Modells und dessen Verpackung zur Auslieferung. Für die Datensynthese setzt IonKon ausschließlich ein selbst gehostetes Sprachmodell (Lehrermodell) ein, das auf einer eigens für den jeweiligen Auftrag bereitgestellten und nach Abschluss gelöschten GPU-Instanz in der EU läuft. Ein externer KI-Anbieter erhält zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf Dokumente des Kunden; das ist technisch erzwungen.
3. Art der Daten und Kategorien betroffener Personen
Gegenstand der Verarbeitung sind die vom Kunden im Rahmen der Bestellung als ZIP-Datei hochgeladenen Dokumente sowie die daraus abgeleiteten Trainings- und Zwischendaten (extrahierter Text, synthetische Trainingsbeispiele, Modellgewichte). Welche personenbezogenen Daten die Dokumente im Einzelnen enthalten, bestimmt der Kunde durch die Auswahl der hochgeladenen Inhalte; in Betracht kommen insbesondere Namen, Kontaktdaten und sonstige in Geschäftsdokumenten übliche Angaben zu Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartnern des Kunden. Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sind vertraglich ausgeschlossen: Der Kunde lädt keine solchen Daten hoch. Ist die Verarbeitung besonderer Kategorien im Einzelfall doch beabsichtigt, bedarf es vor dem Upload einer gesonderten schriftlichen Vereinbarung mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen. Kategorien betroffener Personen sind die Personen, deren Daten in den vom Kunden bereitgestellten Dokumenten enthalten sind, insbesondere Mitarbeitende, Kunden und Geschäftspartner des Kunden.
4. Weisungsbindung
IonKon verarbeitet die Daten des Kunden ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden. Die Bestellung des Kunden über das Bestellportal sowie der Inhalt dieses Vertrags gelten als Weisung. Weitere oder abweichende Weisungen bedürfen der Textform und einer Bestätigung durch IonKon. Ist IonKon der Auffassung, dass eine Weisung des Kunden gegen die DSGVO oder sonstige Datenschutzbestimmungen verstößt, teilt IonKon dies dem Kunden unverzüglich mit.
5. Vertraulichkeit der Beschäftigten
IonKon stellt sicher, dass sich die zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen, und dass ihnen die Daten des Kunden nur im für ihre jeweilige Tätigkeit erforderlichen Umfang zugänglich sind.
6. Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO
Die von IonKon getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus ergeben sich aus den als Anlage 1 beigefügten technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM). Die TOM ist Bestandteil dieses Vertrags.
7. Bedingungen für den Einsatz von Subauftragsverarbeitern
IonKon setzt zur Erfüllung dieses Vertrags die folgenden Subauftragsverarbeiter ein; der Kunde erteilt hiermit die allgemeine Genehmigung zu ihrem Einsatz. Alle genannten Anbieter haben ihren Sitz und verarbeiten die Daten des Kunden ausschließlich in der Europäischen Union. STRATO GmbH (Deutschland): Betrieb des Webservers und der Datenbank sowie verschlüsselter Objektspeicher (STRATO HiDrive Objektspeicher) für die hochgeladenen Dokumente. DataCrunch Oy, Cloud-Marke „Verda“ (Finnland): GPU-Rechenleistung für Training und Datensynthese, je Auftrag eine eigene, anschließend gelöschte Instanz. BuchhaltungsButler GmbH (Deutschland): Rechnungsstellung und Zahlungsabgleich; erhält nur Stammdaten, keine Trainingsdokumente. Beabsichtigt IonKon, einen Subauftragsverarbeiter auszutauschen oder einen weiteren hinzuzuziehen, informiert IonKon den Kunden vorab in Textform; der Kunde kann der Änderung aus wichtigem Grund innerhalb von 14 Tagen ab Zugang der Mitteilung in Textform widersprechen. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gilt der Wechsel als genehmigt. IonKon verpflichtet jeden Subauftragsverarbeiter vertraglich zu denselben Datenschutzpflichten wie in diesem Vertrag.
8. Unterstützung bei der Erfüllung der Rechte betroffener Personen
IonKon unterstützt den Kunden nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit oder Widerspruch. Wendet sich eine betroffene Person unmittelbar an IonKon, leitet IonKon die Anfrage unverzüglich an den Kunden weiter.
9. Unterstützung bei der Einhaltung der Art. 32 bis 36 DSGVO
IonKon unterstützt den Kunden bei der Sicherheit der Verarbeitung, bei der Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an die Aufsichtsbehörde und die betroffene Person sowie bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und der vorherigen Konsultation der Aufsichtsbehörde. Wird IonKon eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt, die Daten des Kunden betrifft, meldet IonKon dies dem Kunden unverzüglich, spätestens 48 Stunden nach Kenntniserlangung, über die Kontaktadresse info@ionkon.de; die Meldung enthält mindestens Art der Verletzung, betroffene Datenkategorien, wahrscheinliche Folgen und ergriffene Gegenmaßnahmen, damit der Kunde seine eigene Meldefrist von 72 Stunden nach Art. 33 DSGVO einhalten kann.
10. Löschung oder Rückgabe nach Vertragsende
Nach Beendigung der Verarbeitung löscht IonKon sämtliche bei ihr vorhandenen Kopien der Kundendaten (hochgeladene Dokumente, daraus erzeugte Trainingsdaten und eigene Modellkopien) spätestens nach Ablauf der technischen Aufbewahrungsobergrenze (Standard 30 Tage, absolute Obergrenze 180 Tage ab Bereitstellung). Sobald die Löschung erfolgt ist, erteilt IonKon dem Kunden automatisch einen Löschnachweis. Eine Rückgabe der Ausgangsdokumente ist nicht erforderlich, da der Kunde die von ihm hochgeladenen Dokumente bereits im Original besitzt.
11. Nachweise und Kontrollen
IonKon weist dem Kunden die Einhaltung der in diesem Vertrag niedergelegten Pflichten auf Anforderung nach und ermöglicht dem Kunden oder einem von ihm beauftragten Prüfer Kontrollen, insbesondere durch Bereitstellung geeigneter Nachweise. Der Kunde kann die Einhaltung dieses Vertrags einmal jährlich sowie bei konkretem Anlass prüfen; Vor-Ort-Prüfungen kündigt der Kunde mit einem Vorlauf von 14 Tagen an. Kontrollen finden während der üblichen Geschäftszeiten von IonKon statt, unter Wahrung der Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse von IonKon sowie der Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten anderer Kunden, ohne den Betriebsablauf von IonKon unangemessen zu stören. IonKon kann den Nachweis alternativ durch aktuelle Zertifikate oder Prüfberichte erbringen. Die Kosten einer Vor-Ort-Prüfung trägt der Kunde, außer bei festgestelltem wesentlichem Verstoß von IonKon.
12. Haftung, Laufzeit, Schlussbestimmungen
Für die Haftung gelten die Regelungen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen, soweit dieser Vertrag nichts Abweichendes bestimmt. Dieser Vertrag beginnt mit seinem Abschluss, spätestens vor dem Daten-Upload des Kunden, und endet mit vollständiger Löschung der Kundendaten. Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und dem Hauptvertrag geht dieser Vertrag im Bereich des Datenschutzes vor. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
Anlage
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen (Anlage 1) sind Bestandteil dieses Vertrags.